Un espace de travail dédié pour faire entrer les entreprises des secteurs informels dans des relations bancaires structurées. Tout ce qu'il vous faut pour utiliser KOTA côté banque.
KOTA est la plateforme que votre banque utilise pour intégrer, évaluer et superviser des contreparties opérant dans des secteurs informels. Pour ce déploiement, le périmètre est l'exploitation minière artisanale et à petite échelle. KOTA ne remplace pas les systèmes de gestion de clientèle existants de votre banque ; KOTA est conçue spécifiquement pour combler un manque précis.
Les contreparties des secteurs informels sont souvent exclues des services bancaires non parce qu'elles sont inactives ou inaptes, mais parce qu'elles ne parviennent pas à présenter l'information structurée et vérifiable qu'exigent les cadres de conformité (KYC, LCB-FT, approvisionnement responsable). KOTA leur donne une façon structurée de compiler cette information, et donne à votre banque une façon cohérente de la recevoir, de l'évaluer et de la superviser.
Tout ce que vous faites sur KOTA contribue à un unique profil structuré par contrepartie : qui elle est, où elle opère, ce qu'elle déclare, ce que vous avez vérifié, et comment son profil évolue dans le temps.
Avec le temps, le même modèle pourrait s'étendre à d'autres secteurs informels où des manques similaires existent. Le périmètre actuel est l'exploitation minière artisanale.
L'interface Banque est l'espace de travail à travers lequel votre banque effectue ce travail. L'interface Opérateur est l'espace de travail à travers lequel vos contreparties compilent et partagent leur propre information. Les deux interfaces communiquent à travers KOTA à deux moments : lorsque votre banque invite une contrepartie sur le système, et lorsque la contrepartie soumet quelque chose en retour.
Faire entrer une contrepartie dans KOTA, qu'il s'agisse d'un nouveau Candidat ou d'un Client Existant, suit la même structure en deux étapes. Nous appelons ces deux étapes Inscription (Étape 1) et Évaluation (Étape 2).
L'identité et le dossier de base de la contrepartie sont compilés. Pour un nouveau Candidat, cela signifie assembler les données et documents pour la première fois en utilisant le Formulaire d'Ouverture de Compte. Pour un Client Existant, cela signifie compiler la même information à partir des dossiers que votre banque détient déjà, via le Formulaire d'Enregistrement.
Une fois la contrepartie inscrite, votre banque l'évalue. L'évaluation repose sur un ensemble plus large de formulaires : KYC, auto-évaluation des systèmes de gestion, informations additionnelles, et documentation justificative. Plus ces formulaires sont riches, plus le profil de la contrepartie est solide.
Un Candidat reste Candidat pendant toute l'Étape 2 : il ne devient Client qu'à l'approbation de l'Étape 2, et c'est aussi à ce moment, chez TMB, que son compte est ouvert. « Étape 1 approuvée » ne signifie donc pas « approuvé comme Client » : l'approbation de l'Étape 1 fait simplement passer le Candidat à l'Évaluation. Un Client Existant devient Client plus tôt, et le moment dépend de l'origine du dossier : un Client Existant interne (créé par votre banque) devient Client dès que le dossier est soumis ; un Client Existant externe (qui s'est auto-déclaré lors de son inscription) devient Client à l'approbation de l'Étape 1 par le Réviseur, qui confirme la relation déclarée.
KOTA est conçue pour que l'inscription puisse être portée des deux côtés. Pour un nouveau Candidat, le candidat peut s'inscrire lui-même sur KOTA, ou votre banque peut l'inscrire pour son compte lorsqu'il est en agence ou lorsque ses informations sont déjà au dossier. Pour un Client Existant, votre banque initie l'inscription à partir des informations qu'elle détient déjà dans ses propres systèmes ; le rôle de KOTA est de refléter cette relation dans une empreinte numérique structurée. Quel que soit l'auteur du travail, les données aboutissent au même endroit et alimentent la même évaluation.
Votre banque peut renseigner les formulaires d'évaluation pour le compte de la contrepartie, à une exception près : l'auto-évaluation des systèmes de gestion. Les systèmes de gestion concernent les pratiques internes de la contrepartie elle-même, donc seule la contrepartie peut y répondre, par conception. La façon la plus rapide d'obtenir une évaluation complète est d'inviter la contrepartie sur KOTA afin qu'elle puisse compléter les parties que seule elle peut compléter, et ajouter du détail au reste.
Le Score de chaque contrepartie est calculé à partir de l'ensemble de l'information que KOTA détient sur elle : sections KYC, systèmes de gestion, et documentation justificative. Plus il y a d'information, plus le score est fiable. Le Score est visible à la fois pour votre banque et pour la contrepartie, ce qui donne à cette dernière une incitation directe à tenir son profil à jour.
Les formulaires présents dans KOTA aujourd'hui, y compris le Formulaire d'Ouverture de Compte et le formulaire KYC, sont un point de départ, pas un aboutissement. Les listes de champs, les documents requis et la structure des sections peuvent être amendés. Au fur et à mesure que votre banque exerce le système, nous serons particulièrement intéressés par vos retours sur :
L'application est faite pour évoluer avec vous.
Un petit nombre de termes reviennent à travers tous les écrans. Ils sont simples, mais chacun signifie quelque chose de précis. Utilisés correctement, le système se lit naturellement.
Le terme générique pour toute entreprise que KOTA suit pour votre banque. Une Contrepartie est soit un Candidat, soit un Client Existant. Lorsque l'interface dit « Contrepartie », cela s'applique aux deux.
Une entreprise qui demande à devenir contrepartie de votre banque et ne l'est pas encore. Les Candidats traversent deux étapes de vérification avant de devenir Clients approuvés.
Une entreprise avec laquelle votre banque a déjà une relation de portefeuille, hors de KOTA ; votre banque l'a donc déjà vérifiée. Un Client Existant devient Client dès que son inscription est complète, sans porte d'approbation de seconde étape. Cela ne signifie pas qu'il n'est pas évalué : son dossier entre dans l'Étape d'Évaluation comme toute autre Contrepartie, et c'est là que votre banque compile le KYC et assemble la documentation justificative, ce qui renforce sa notation, puis en suit le résultat sur la Revue Contrepartie. Ce qui le distingue d'un Candidat n'est pas l'évaluation, mais l'absence de décision d'approbation finale : il est déjà Client. KOTA leur donne la même empreinte numérique structurée qu'aux Candidats, pour que la notation, l'évaluation, la supervision et le partage d'information fonctionnent uniformément à travers tout le portefeuille.
Une contrepartie confirmée de votre banque sur KOTA. Un Candidat devient Client lorsque vous approuvez son évaluation (approbation de l'Étape 2). Un Client Existant devient Client plus tôt : s'il est interne (créé par votre banque), dès que vous soumettez son inscription ; s'il est externe (auto-déclaré), à l'approbation de l'Étape 1.
L'entreprise vue de l'extérieur de la banque. Quand une Contrepartie se connecte à KOTA, elle se connecte en tant qu'Opérateur. Les deux mots désignent la même entreprise ; la différence est le point de vue.
Étape indique où la Contrepartie se situe dans le cycle de vie : Étape 1 (Inscription), Étape 2 (Évaluation), ou Actif. Statut indique ce qui est en cours à cette étape (En cours, Revue, En attente de l'opérateur, Approuvé, Refusé).
L'Étape post-approbation des Candidats (atteinte à l'approbation de l'Étape 2). À distinguer du type Client : un Client Existant devient Client de type dès l'Étape 1 mais son dossier siège en Étape 2 (Évaluation) en mode suivi. Son Étape n'est pas « Actif », c'est l'Évaluation.
Un indicateur séparé qui dit si votre banque est toujours en relation d'affaires avec cette Contrepartie. Deux valeurs : Actif ou Suspendu. Réversible à tout moment.
Score est universel : votre banque et la Contrepartie le voient toutes deux. Notation (A+ à E) est privée à votre banque et oriente les décisions de services.
Chaque Contrepartie organisationnelle porte deux noms. Nom courant (acronyme, nom commercial) apparaît sur toutes les listes. Raison sociale est le nom complet enregistré pour les contrats et les pièces KYC.
La classification métier de la Contrepartie, choisie à la création (avant la génération du formulaire). Six types : Coopérative minière, Titulaire de droit minier, Entité de traitement / transformation, Comptoir agréé, Négociant, et Mineur artisanal (le seul type individuel). Il détermine les questions affichées et pré-remplit / verrouille la forme juridique et la position dans la chaîne d'approvisionnement (sauf pour le Titulaire de droit minier, dont le secteur est demandé).
Le formulaire d'Étape 1 utilisé lors de l'inscription d'un nouveau Candidat. Le document traditionnel d'ouverture de compte, transposé dans KOTA.
Le formulaire d'Étape 1 utilisé lorsque votre banque inscrit un Client Existant à partir de ses propres dossiers. Même structure que le Formulaire d'Ouverture de Compte ; la différence est la source des données.
KOTA distingue cinq rôles utilisateurs côté banque : Éditeur, Dépositaire, Réviseur, Lecteur et Administrateur. Les premiers définissent la division du travail au quotidien sur les dossiers de Contreparties ; le Lecteur est un accès en consultation seule ; l'Administrateur est le rôle au niveau du compte qui détient l'accès à toutes les fonctionnalités. L'interface Banque est limitée à 20 utilisateurs par compte. Dans la configuration actuelle de votre banque, les rôles Éditeur et Dépositaire sont portés par les mêmes utilisateurs, donc en pratique la division au quotidien se fait entre utilisateurs qui compilent de l'information et utilisateurs qui décident.
Un Dépositaire détient tous les droits qu'un Éditeur détient, plus des droits sur le mouvement de l'information entre parties.
Ces deux actions font franchir à l'information une frontière : vers une file de décision, ou vers les mains de la Contrepartie. Le clonage de la copie de la banque n'est pas une action réservée : il se déclenche automatiquement à la première modification d'un dossier externe, par un Éditeur ou un Dépositaire (voir section 6).
Le Réviseur ne compile pas. Son travail se situe aux points de décision.
Accès en lecture seule. Le Lecteur consulte, mais n'agit pas.
Le rôle au niveau du compte pour l'utilisateur qui gère le compte KOTA de votre banque lui-même.
Les deux premiers couvrent l'inscription (inscrire un Candidat ou un Client Existant). Les deux suivants couvrent l'évaluation (compléter l'évaluation). Les deux derniers couvrent le travail quotidien sur le portefeuille (le Tableau de Bord et la Revue Contrepartie).
Vous inscrivez un Candidat lorsqu'une nouvelle contrepartie potentielle est devant vous, ou lorsque vous détenez suffisamment d'informations pour commencer son dossier. Le Candidat aurait également pu s'inscrire de lui-même directement sur KOTA ; le workflow ci-dessous est la version conduite par la banque, et les données aboutissent au même endroit dans les deux cas.
Vous inscrivez un Client Existant lorsque l'entreprise est déjà cliente de votre banque dans vos propres systèmes, et que vous voulez refléter cette relation dans KOTA. Votre banque l'a déjà vérifiée. Le rôle de KOTA ici est de capturer ses informations dans le même format structuré que toute autre Contrepartie, pour qu'elle puisse être notée, évaluée et supervisée sur la même base.
Inscrire un Candidat le fait passer l'Étape 1. Compléter son inscription signifie le faire passer l'Étape 2 (Évaluation) et accéder au statut de Client. Il y a deux chemins à travers l'Étape 2, selon que le Candidat est sur KOTA lui-même ou non.
Si le Candidat s'est inscrit en externe, il a déjà un compte KOTA. Il compile sa propre information Étape 2 (KYC, Systèmes de Gestion, Informations Additionnelles, Documentation, Conformité) et la soumet. Le dossier atteint Statut = Revue sur l'écran d'Évaluation.
Le Réviseur ouvre la Revue Contrepartie et décide. Approuver transforme le Candidat en Client (Statut Approuvé, Étape Actif). Chez TMB, c'est à ce moment que la banque procède à l'Ouverture de compte : numéro de compte (dont le segment de tête 00017 est pré-rempli et verrouillé), type de compte, devise, intitulé, date d'ouverture ; la date Client depuis est renseignée automatiquement. Les informations de compte sont détenues côté banque, jamais présentées ni confirmées par l'opérateur. Refuser maintient le dossier à l'Étape 2 avec Statut = Refusé ; la Contrepartie peut mettre à jour et resoumettre.
Pendant que vous attendez, votre banque peut construire sa propre copie de l'information de la Contrepartie. Comme la Contrepartie reste propriétaire de ce qu'elle a partagé, la copie de la banque est créée en Clonant sa soumission ; le Dépositaire peut alors librement éditer le clone. Les deux copies sont visibles côte à côte sur la Revue Contrepartie.
Tant que le Candidat n'a pas rejoint KOTA, la façon la plus efficace de compléter son évaluation est de l'inviter.
Une fois inscrite, la Contrepartie compile l'Étape 2 elle-même ; le flux rejoint le Chemin A.
Un Client Existant n'est pas soumis à la décision d'approbation de l'Étape 2 : il est déjà Client, soit dès la soumission de son inscription par votre banque (Client Existant interne), soit à l'approbation de l'Étape 1 par le Réviseur (Client Existant externe auto-déclaré). Mais l'évaluation, elle, se poursuit exactement comme pour toute autre Contrepartie. Son dossier siège sur l'écran d'Évaluation, et c'est là que votre banque construit son profil de conformité : compiler le KYC, assembler la documentation justificative, obtenir l'Auto-évaluation des Systèmes de Gestion, et vérifier le résultat. Plus ces formulaires sont complets, plus sa notation se renforce ; l'absence de porte d'approbation ne rend pas ce travail facultatif. C'est le même travail d'évaluation, sans la décision finale.
Le Tableau de Bord est la page d'atterrissage à la connexion. C'est l'aperçu quotidien de votre banque sur le portefeuille KOTA. Si vous n'avez le temps que pour un seul écran chaque matin, c'est celui-là.
L'écran de Revue Contrepartie est la façon dont votre banque regarde une Contrepartie en détail. C'est la réponse à la question : que savons-nous de cette Contrepartie, et qu'est-ce que cela nous dit ?
Le module Individus est l'endroit où KOTA suit les personnes associées à vos Contreparties, plus tout individu autonome que votre banque souhaite suivre pour lui-même. Vous le trouverez dans la barre latérale sous Modules › Individus.
La liste contient deux sortes d'Individus : ceux identifiés dans le cadre du profil d'une Contrepartie (personnel, actionnaires, bénéficiaires effectifs ultimes), et ceux que votre banque ajoute indépendamment comme Prospects.
La liste affiche, pour chaque Individu : ID, Nom, Pays, Type, et Mise à Jour.
L'ajout d'un Prospect est réservé à l'Éditeur et au Dépositaire.
L'intention est que KOTA prenne à terme en charge le KYC complet sur les Individus avec la même mécanique disponible pour les organisations aujourd'hui. Pour l'instant, le module existe pour capturer et faire ressortir les personnes qui comptent, afin que les fondations structurelles soient en place lorsque l'évaluation complète des Individus arrivera.
Un petit ensemble de concepts s'applique à travers KOTA. Ils ne seront pas toujours explicites sur l'écran où vous vous trouvez, mais ils sont toujours en jeu.
Pour chaque Contrepartie, KOTA peut détenir deux ou plusieurs copies indépendantes de son information, une par source. Dans le cas commun aujourd'hui, il y en a deux : la copie propre de la Contrepartie, compilée à travers l'interface Opérateur, et la copie de votre banque, compilée à travers l'interface Banque.
D'autres sources peuvent également contribuer. L'information de la même Contrepartie pourrait parvenir à votre banque depuis une organisation de la société civile observant le secteur, depuis un auditeur, ou depuis une autre contrepartie dans la même chaîne de valeur. Chacune se présenterait comme une copie séparée avec sa propre provenance. KOTA n'impose pas une source unique de vérité ; KOTA permet à plusieurs sources de coexister et les fait remonter côte à côte, pour que la banque puisse comparer, pondérer et trianguler.
Propriété et souveraineté des données. Chaque partie est propriétaire de ses données et décide seule de l'ensemble de leurs usages. Les partager avec une autre partie, votre banque par exemple, est un usage parmi d'autres, jamais une valeur par défaut. Par construction, aucun acteur n'accède aux données d'un autre utilisateur sans que ce dernier ait activement décidé de les partager ; le cloisonnement structurel des espaces de travail le garantit. Il en découle une règle pratique côté banque : lorsqu'une source partage de l'information avec vous, elle en demeure propriétaire. Votre banque ne peut pas éditer directement la contribution d'une source ; tout ce qu'elle veut étendre, corriger ou annoter vit sur sa propre copie.
Le clonage. C'est ainsi que la copie de la banque se crée sur un dossier où une autre source (typiquement la Contrepartie elle-même) est déjà au dossier. Le clonage est automatique, à la première modification, sans bouton « Cloner » ni fenêtre de confirmation : lorsqu'un Dépositaire (ou un Éditeur) ouvre en modification un formulaire éligible (KYC ou Étape 1) d'un dossier soumis par une source externe, KOTA copie à cet instant les données dans une copie appartenant à votre banque. La banque édite alors librement sa copie, tandis que celle de la source reste intacte. Tant qu'aucune modification n'est faite (vue seule), aucune copie n'est créée. Les Systèmes de Gestion ne sont jamais clonés. Sur un dossier que la banque a elle-même initié (un Candidat Interne ou un Client Existant), la copie de la banque existe déjà, donc aucun clonage n'est nécessaire.
Le Score est visible à la fois pour votre banque et pour la Contrepartie. La Notation (A+ à E) est visible uniquement pour votre banque.
Lorsque la Contrepartie demande pourquoi son Score est plus bas qu'attendu, la réponse est dans la complétude de son profil : documents manquants, Systèmes de Gestion incomplets, lacunes KYC. L'encourager à compléter ces éléments est la façon la plus directe d'élever le Score.
Inviter une Contrepartie ouvre un canal de partage d'information avec elle. L'unité invitée est le Compte, jamais un utilisateur : inviter ne crée jamais de doublon ; la Contrepartie invitée contribue au dossier existant.
Deux points d'entrée. Depuis l'écran d'Évaluation (menu trois points de la ligne) : disponible uniquement au Stage 2 et lorsque votre banque est la seule source ; le bouton est masqué dès qu'une seconde source existe. Depuis le tableau de bord (« Inviter une Contrepartie à s'Enregistrer ») : utilisable quel que soit l'état du dossier, y compris pour un compte déjà inscrit (l'invitation ouvre alors simplement un canal de partage, sans créer de dossier).
La Suspension est la façon dont votre banque dit nous ne sommes plus en relation d'affaires avec cette Contrepartie à travers KOTA sans la supprimer. Ouvrir la Revue Contrepartie › onglet Paramètres, basculer l'État de la Contrepartie d'Actif à Suspendu, et confirmer. Une pastille rouge Suspendu se superpose au Statut sur toutes les listes.
En Suspension, la Contrepartie ne peut plus partager d'information avec votre banque. La copie propre de votre banque est préservée. Réversible à tout moment. Réviseur uniquement
Le Magasin reflète l'activité dans l'espace de travail de votre banque : chaque Partie Prenante, Lieu, Événement et Document qui apparaît n'importe où dans l'application figure dans le Magasin. Vous ne pouvez pas créer de dossiers directement dans le Magasin ; le Magasin reflète ce qui s'est passé en amont dans les workflows.
Lorsque vous soumettez le dossier d'une Contrepartie, les Parties Prenantes, Lieux et Documents qui lui sont liés publient dans le Magasin au même moment, pour que l'image complète soit visible en un seul endroit.
L'écran Trouver de l'Information (élément de menu Requête) est la porte d'entrée pour interroger l'information de votre banque au-delà du dossier d'une seule Contrepartie. Il est en cours de développement ; le bouton que vous voyez aujourd'hui est volontairement inactif pendant que nous reconstruisons le moteur de requête sous-jacent.
Les compteurs et la liste « ce que vous pouvez faire » sur la modale sont actifs ; le bouton d'action s'activera lorsque la nouvelle surface sera livrée.
La section FATCA (spécifique au déploiement TMB) est portée par le formulaire Informations Additionnelles (un volet d'Étape 2, ouvert à la soumission de l'Étape 1), et non par le Formulaire d'Ouverture de Compte. Elle recense séparément les actionnaires américains et les actionnaires ayant le statut de résident américain, chacun sous forme de liste à liens structurés vers des Individus, avec le TIN renseigné par ligne. La section capture aussi le statut FATCA de l'organisation (société de droit américain, domiciliation, obligations fiscales, statut de filiale), le TIN de l'organisation (distinct du N° Impôt RDC), et l'autorisation de transmission des données à l'IRS.
La langue principale de KOTA pour le déploiement de votre banque est le français. Chaque écran, libellé de formulaire, bannière et courriel est livré en français comme version canonique, avec l'anglais disponible en parallèle pour les utilisateurs qui le préfèrent. Là où vous repérez des incohérences entre les deux langues, merci de nous les signaler.